As empresas sempre foram e serão formadas por pessoas. Sendo assim, pessoas possuem diferentes culturas e experiências. Ao reunir em uma mesma organização toda essa rica diferença é preciso muita maestria para liderar a todos rumo a um mesmo objetivo e, atualmente, essas diferenças são cada vez maiores.
Com o advento das novas tecnologias de comunicação, principalmente, a internet, o choque entre as gerações dentro de uma empresa é muito grande. Existem aqueles que nasceram e a grande novidade era a televisão a cores e era o tempo da máquina de escrever. E existem aqueles que aos 10 anos já tinham acesso à computadores com internet, e-mails, possuíam celulares e assistiam aos inúmeros canais da tv a cabo.
Mas, afinal, o que isso significa? Significa que decisões estratégicas, seja o lançamento de um novo produto para o consumidor ou um novo sistema para o público interno, devem levar em consideração esses aspectos culturais para que se atinja efetivamente o maior número possível de pessoas, independente das diferenças culturais.
O que pode ser novidade para um, pode ser obsoleto para outro. É o que se vê hoje com a onda da Web 2.0: uso de blogs, twitter, redes de relacionamento. Muitas pessoas podem estar totalmente integradas a essas ferramentas, porém outras já ouviram falar, mas não se interessam e gostam de ler seu jornal, revista e livro no papel.
Lidar com todas essas diferenças é imprescindível para o sucesso de qualquer projeto. Quando o Dr. José Cláudio Terra, afirma em seu artigo “A intranet voltada para as necessidades dos funcionários” que a intranet pode não atender às necessidades de todos os funcionários, acredito ser pensando justamente nas diferenças de comportamentos e gostos de cada um. Por isso, se uma organização deseja se comunicar de forma eficaz com seus funcionários, ela deve mapear o comportamento e a rotina de cada um para entender qual a melhor forma.
Em minha experiência profissional, como Relações Públicas de uma empresa do ramo da saúde, descobri que neste segmento não existe a dinâmica de todos terem uma estação de trabalho, cada um com seu e-mail e telefone. Existe o compartilhamento da máquina por três ou mais pessoas da mesma área. Além disso, outros passam o dia analisando amostras e dificilmente acessam o computador, apenas para lançar dados no sistema. Desta forma, o e-mail, a intranet e o próprio site da empresa acabam por não ser a melhor solução para a comunicação com esses funcionários.
Assim, é preciso utilizar-se de ferramentas já conhecidas, como o house organ ou o próprio jornal mural para reforçar as mensagens que seus colaboradores precisam receber e compreender. Por isso, nesta empresa da saúde, as mensagens são enviadas por e-mail, afixadas no mural – localizado nos ambientes de maior circulação-, inseridas na intranet e ainda reforçadas pelos chamados multiplicadores, responsáveis por repassar as informações do corpo diretivo.
É possível perceber que mais do que o uso de ferramentas, nada substitui o relacionamento das pessoas e a presença de líderes para assegurar que a mensagem seja retransmitida aos demais, além da vantagem de se obter o feedback no mesmo instante, tanto pela expressão nos rostos das pessoas, quanto pelas perguntas feitas a respeito e, principalmente, percebendo o quanto a mensagem impactou nas atitudes dos colaboradores ou não.
Apesar de, muitas vezes, a cultura das empresas não terem o perfil de serem altamente conectadas às novas ferramentas e, por isso, os funcionários não usarem ou parecerem não gostar de tais ferramentas, essas atitudes provavelmente se devem à falta de conhecimento das mesmas, de sua utilidade e do benefício que ela trará para o seu trabalho.
Para solucionar esse gap é necessário o uso de treinamentos, guias e incentivos, além de um canal aberto com os funcionários, entendendo quais as dificuldades, ouvindo as sugestões e críticas quanto às ferramentas. De acordo com o artigo do Dr. Terra, devem ser usados métodos como governança formal e inclusiva, pesquisas de opinião, mecanismos de feedback, testes de usabilidade, projetos pilotos, enfim, ferramentas que auxiliem no aperfeiçoamento para melhor adequação às necessidades do usuário. Esses métodos devem acontecer periodicamente, avaliando o quanto a ferramenta já trouxe de benefícios, se as informações são confiáveis, atualizadas e interessantes. Além disso, as mudanças devem ter o apoio da liderança, pois se ela as entende e reforça a sua importância para os demais, ela serve de exemplo e a aderência à nova ferramenta se torna conseqüência. Um exemplo de como a falta de engajamento da liderança influencia na atitude dos colaboradores aconteceu em minha experiência na mesma empresa do ramo da saúde.
A diretoria da empresa é composta por profissionais com mais de 30 anos de casa. Eles tiveram que adquirir o hábito do uso de e-mail, porém nem todos o utilizam, preferindo a comunicação face a face. Desta forma, se uma orientação foi passada por comunicado via e-mail, porém no dia a dia o membro da diretoria passa outra orientação diferente da definida por e-mail, os colaboradores acabam por seguir o que o membro passou. Conclusão: não há alinhamento da diretoria e nem o exemplo do uso de e-mails. Nasce então aquele sentimento “se o diretor não usa, por que eu devo usar?” ou “se no final, devemos fazer o que o diretor pediu, por que considerar o e-mail?”. E aí está o grande perigo para o envolvimento das pessoas. A diretoria deveria ser a primeira a se envolver com todos os processos de mudanças, porém não é isso que sempre acontece, o que acaba por tornar ainda mais lento todo o processo, já que os colaboradores não têm um modelo a seguir, ficando ainda confusos quanto ao que de fato deve ser feito.
Outra ferramenta de apoio para os processos de mudanças culturais é a utilização de ritos de passagem, marcando momentos-chaves, demonstrando a importância que o momento tem para a organização. Podemos citar como exemplos os ritos de celebração e reforço, como eventos de kick-off, conclusão das fases do projeto, premiação daqueles que mais contribuíram, eventos de integração para melhorar o entrosamento das equipes e, é claro, o evento de conclusão do projeto.
Com o advento das novas tecnologias de comunicação, principalmente, a internet, o choque entre as gerações dentro de uma empresa é muito grande. Existem aqueles que nasceram e a grande novidade era a televisão a cores e era o tempo da máquina de escrever. E existem aqueles que aos 10 anos já tinham acesso à computadores com internet, e-mails, possuíam celulares e assistiam aos inúmeros canais da tv a cabo.
Mas, afinal, o que isso significa? Significa que decisões estratégicas, seja o lançamento de um novo produto para o consumidor ou um novo sistema para o público interno, devem levar em consideração esses aspectos culturais para que se atinja efetivamente o maior número possível de pessoas, independente das diferenças culturais.
O que pode ser novidade para um, pode ser obsoleto para outro. É o que se vê hoje com a onda da Web 2.0: uso de blogs, twitter, redes de relacionamento. Muitas pessoas podem estar totalmente integradas a essas ferramentas, porém outras já ouviram falar, mas não se interessam e gostam de ler seu jornal, revista e livro no papel.
Lidar com todas essas diferenças é imprescindível para o sucesso de qualquer projeto. Quando o Dr. José Cláudio Terra, afirma em seu artigo “A intranet voltada para as necessidades dos funcionários” que a intranet pode não atender às necessidades de todos os funcionários, acredito ser pensando justamente nas diferenças de comportamentos e gostos de cada um. Por isso, se uma organização deseja se comunicar de forma eficaz com seus funcionários, ela deve mapear o comportamento e a rotina de cada um para entender qual a melhor forma.
Em minha experiência profissional, como Relações Públicas de uma empresa do ramo da saúde, descobri que neste segmento não existe a dinâmica de todos terem uma estação de trabalho, cada um com seu e-mail e telefone. Existe o compartilhamento da máquina por três ou mais pessoas da mesma área. Além disso, outros passam o dia analisando amostras e dificilmente acessam o computador, apenas para lançar dados no sistema. Desta forma, o e-mail, a intranet e o próprio site da empresa acabam por não ser a melhor solução para a comunicação com esses funcionários.
Assim, é preciso utilizar-se de ferramentas já conhecidas, como o house organ ou o próprio jornal mural para reforçar as mensagens que seus colaboradores precisam receber e compreender. Por isso, nesta empresa da saúde, as mensagens são enviadas por e-mail, afixadas no mural – localizado nos ambientes de maior circulação-, inseridas na intranet e ainda reforçadas pelos chamados multiplicadores, responsáveis por repassar as informações do corpo diretivo.
É possível perceber que mais do que o uso de ferramentas, nada substitui o relacionamento das pessoas e a presença de líderes para assegurar que a mensagem seja retransmitida aos demais, além da vantagem de se obter o feedback no mesmo instante, tanto pela expressão nos rostos das pessoas, quanto pelas perguntas feitas a respeito e, principalmente, percebendo o quanto a mensagem impactou nas atitudes dos colaboradores ou não.
Apesar de, muitas vezes, a cultura das empresas não terem o perfil de serem altamente conectadas às novas ferramentas e, por isso, os funcionários não usarem ou parecerem não gostar de tais ferramentas, essas atitudes provavelmente se devem à falta de conhecimento das mesmas, de sua utilidade e do benefício que ela trará para o seu trabalho.
Para solucionar esse gap é necessário o uso de treinamentos, guias e incentivos, além de um canal aberto com os funcionários, entendendo quais as dificuldades, ouvindo as sugestões e críticas quanto às ferramentas. De acordo com o artigo do Dr. Terra, devem ser usados métodos como governança formal e inclusiva, pesquisas de opinião, mecanismos de feedback, testes de usabilidade, projetos pilotos, enfim, ferramentas que auxiliem no aperfeiçoamento para melhor adequação às necessidades do usuário. Esses métodos devem acontecer periodicamente, avaliando o quanto a ferramenta já trouxe de benefícios, se as informações são confiáveis, atualizadas e interessantes. Além disso, as mudanças devem ter o apoio da liderança, pois se ela as entende e reforça a sua importância para os demais, ela serve de exemplo e a aderência à nova ferramenta se torna conseqüência. Um exemplo de como a falta de engajamento da liderança influencia na atitude dos colaboradores aconteceu em minha experiência na mesma empresa do ramo da saúde.
A diretoria da empresa é composta por profissionais com mais de 30 anos de casa. Eles tiveram que adquirir o hábito do uso de e-mail, porém nem todos o utilizam, preferindo a comunicação face a face. Desta forma, se uma orientação foi passada por comunicado via e-mail, porém no dia a dia o membro da diretoria passa outra orientação diferente da definida por e-mail, os colaboradores acabam por seguir o que o membro passou. Conclusão: não há alinhamento da diretoria e nem o exemplo do uso de e-mails. Nasce então aquele sentimento “se o diretor não usa, por que eu devo usar?” ou “se no final, devemos fazer o que o diretor pediu, por que considerar o e-mail?”. E aí está o grande perigo para o envolvimento das pessoas. A diretoria deveria ser a primeira a se envolver com todos os processos de mudanças, porém não é isso que sempre acontece, o que acaba por tornar ainda mais lento todo o processo, já que os colaboradores não têm um modelo a seguir, ficando ainda confusos quanto ao que de fato deve ser feito.
Outra ferramenta de apoio para os processos de mudanças culturais é a utilização de ritos de passagem, marcando momentos-chaves, demonstrando a importância que o momento tem para a organização. Podemos citar como exemplos os ritos de celebração e reforço, como eventos de kick-off, conclusão das fases do projeto, premiação daqueles que mais contribuíram, eventos de integração para melhorar o entrosamento das equipes e, é claro, o evento de conclusão do projeto.
Mais do que adequar a intranet ou qualquer outro projeto para as necessidades dos funcionários, é muito importante a gestão da mudança. Mesmo que a cultura não seja aberta a uma nova ferramenta, as chances de fracassar serão menores se a gestão de mudança for realizada de forma bem planejada e respeitando a cultura interna. Além disso, consistência no discurso e constância na comunicação também garantem a confiança para o público interno, o que é fundamental. A realidade é que mudanças são necessárias para garantir a competitividade das empresas no cenário macroeconômico, e no momento em que os colaboradores entendem isso, por meio de uma eficaz comunicação, o processo de mudança acontece de forma natural.
Olá Cristiane, gostei bastante do post, essa diversão de cultura tem que ser analisada, para pessoal que é criado na internet é bem mais fácil, parece que tudo gira em torno na internet e das ferramentas que ela proporciona.
ResponderExcluirSer RP hoje, para algumas pessoas "é claro" que a internet é a melhor opção, mas como você disse até no post anterior, você se formou em 2006 e tudo mudou muito, temos que ter essa percepção de culturas, assim como tiveram no caso da intranet.
Gostei do blog, estou favoritando, voltarei mais vezes.
Abraços,
Cibele
Cada vez que leio teus artigos fico cada vez mais orgulhosa de ter voce como minha filha, so queria ter um pouquinho dessa facilidade com que voce se expressa e escreve, muito bem minha filha, continua assim, voce vai longe, te garanto!!.
ResponderExcluir